Die flächendeckende Nutzung der Funktionspostfächer ist auch die Reaktion der Stadt Barsinghausen auf Themen wie Wissenstransfer und Steigerung von Kundenzufriedenheit. Der Erste Stadtrat Stefan Zeidler hebt hervor, dass personelle Veränderungen bei der Stadtverwaltung in der Vergangenheit eine Herausforderung gewesen seien. „Viele Vorgänge sind in der überwiegenden Anzahl über die persönlichen Postfächer der betreffenden Kolleginnen und Kollegen abgewickelt worden. Insbesondere bei längeren Krankheiten hat dies regelmäßig zu einer Verzögerung bei der Bearbeitung der Anliegen geführt“, sagt er. Auch bei dem altersbedingten Ausscheiden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sei dieser Effekt oft zutage getreten.
„In unserer Personalplanung erwarten wir für die kommenden Jahre eine hohe Anzahl an Pensionierungen. Die Funktionspostfächer sind ein Baustein, um deren Wissen über die geführte Kommunikation, die bearbeiteten Akten und abgelegten Informationen langfristig zu sichern. Mithilfe von Funktionspostfächern bleibt der E-Mail-Austausch auch nach dem Weggang eines Mitarbeiters für andere Kolleginnen und Kollegen mit Zugriff einsehbar und nachvollziehbar“, betont Zeidler.
Kundinnen und Kunden müssen daher nun die neuen E-Mail-Adressen für ihre Anfragen nutzen. Eine Liste aller neuen E-Mail-Adressen mit dem zuständigen Amt gibt es auf der Internetseite der Stadt Barsinghausen. Bei Fragen wenden sich Bürger per E-Mail an info@stadt-barsinghausen.de.
„Wir sind uns bewusst, dass die Umstellung in der Anfangszeit einigen Aufwand bei der Suche nach den entsprechenden E-Mail-Adressen bedeutet. Wir sind aber sicher, dass langfristig alle Seiten von der Einführung der Funktionspostfächer erheblich profitieren werden“, sagt der Erste Stadtrat. „Aufseiten der Verwaltung hat es beispielsweise immer wieder einen erheblichen Aufwand bedeutet, bei Abwesenheit einer Kollegin oder eines Kollegen die benötigten Informationen vollumfänglich aufzufinden“, sagt er weiter. Dies soll nun der Vergangenheit angehören.