Empelde. Schluss mit dem muffigen Ambiente mit dunklen Bodenbelägen, durchgesessenen Stühlen und Projektoren, die Bilder auf eine Leinwand werfen: Die Stadtverwaltung in Ronnenberg hat ihre Konferenzräume modernisiert und technisch aufgerüstet – bis hin zu einer intelligenten Anlage für Onlinekonferenzen, die in der Lage ist, Bild und Ton selbstständig zu synchronisieren.

Die Modernisierungen im Kleinen Sitzungszimmer im Rathaus I und im Großen Sitzungszimmer im Rathaus II sind längst überfällig gewesen und in dieser Hinsicht ein Schritt heraus aus dem Fax-Zeitalter. Für Teilnehmer von Sitzungen und anderen Meetings bedeutet die neue Technik viele Erleichterungen. Auf großen Multimediaboards können alle Teilnehmer zu jeder Zeit Inhalte ihres Laptops über die WLAN-Verbindung anzeigen und somit den Teilnehmern sichtbar machen. Zuvor musste dazu noch umständlich eine direkte Kabelverbindung umgestöpselt werden. „Das geht mit einem Klick und erleichtert die interaktive Arbeit“, stellt Heike Schulz aus dem Büro des Bürgermeisters fest.

Im Zentrum des Kleinen Sitzungszimmers verbirgt sich in einem kleinen Lautsprecher auf einem Tisch ein weiterer Technikhöhepunkt: Über ein Mikrofon kann die Anlage automatisch eine Kamera steuern, die den Redner ins Bild nimmt. Das erleichtert vor allem Online- und Hybridkonferenzen. Die Verwaltung sei zudem in der Lage, online Bewerbungsgespräche zu führen, ergänzte Schulz.

Im Großen Sitzungszimmer ist diese Technik in der Decke des Raumes verbaut. Dazu kommen gleich zwei 98 Zoll große Boards. Das ermöglicht bei Onlinegesprächen, gleichzeitig Inhalte eines Vortrags und das Livebild des Vortragenden zu zeigen, wie Delf Klinkenbuß, Leiter des Teams Digitalisierung im Rathaus, erläutert.

Die optimale Ausrichtung der Technik in den Räumen hat sein Team in Zusammenarbeit mit einer Firma aus den Niederlanden vorgenommen, bei der Feinjustierung halfen Experten. Letztlich handele es sich um hoch komplizierte Technik, stellt Klinkenbuß fest. Schon der Kauf der Boards könne nicht „einfach so“ erfolgen. Dabei kam der Verwaltung die Erfahrung von der Ausstattung der Grundschule Auf dem Hagen zugute, so der Digitalisierungsexperte. Letztlich habe die Verwaltung für die Sitzungszimmer baugleiche Geräte wie in der Schule angeschafft.

Die finanziellen Mittel für die Modernisierung in Höhe von gut 51.000 Euro hatte der Rat der Stadt bereits mit dem Haushalt für 2024 zur Verfügung gestellt. Dabei blieb die Verwaltung im Rahmen der Technisierung mit knapp 34.000 Euro deutlich unter dem geplanten Ansatz von 45.000 Euro. Der Rest wurde für Ausstattung und Möblierung verwendet. Negativer Effekt im Großen Sitzungszimmer: Die neuen Arbeitsplätze und die großzügigere Anordnung benötigen mehr Platz. Nur noch 27 Stühle und 14 Tische passen auf diese Weise in den Raum. „Das ist zu wenig für Ausschüsse mit Publikum“, räumt Schulz ein. Diese Ratsgremien treffen sich auch schon seit geraumer Zeit ausschließlich in der Aula der Marie-Curie-Schule.

Dass dort die moderne Technik für Onlinekonferenzen nicht genutzt werden kann, soll aber nur eine vorübergehende Einschränkung sein. Es werde bereits an einer mobilen Technik für diese Zwecke gearbeitet, erläutert Klinkenbuß, diese wäre dann auch für einen Einsatz in der Versammlungshalle der Schule geeignet. Auch die Ratssitzungen könnten danach in hybrider Form angeboten werden, sodass die Ratsmitglieder von überall her teilnehmen könnten.